Contabilidad (Avanzada)

Los consejos de contabilidad para empresas no tienen por qué hacerte correr por las colinas. Tal vez la frase contabilidad le produzca escalofríos. O tal vez es algo que sabes que es importante, pero en lo que particularmente no te gusta pasar el tiempo.

Una cosa es segura. Cuando obtiene una buena comprensión de la contabilidad básica y la teneduría de libros, obtiene una mejor comprensión de las fortalezas y debilidades de su empresa. Y cuando adquiere buenos hábitos de contabilidad y teneduría de libros, incluso puede comenzar a usarlos como un trampolín para hacer crecer su empresa.

1. Obtener una cuenta bancaria comercial
Como propietario de una empresa, parte del dinero relacionado con su negocio tiende a mezclarse con sus fondos personales. Lo último que desea hacer es sentarse y revisar todas y cada una de las listas de compras o transacciones personales para encontrar gastos comerciales específicos.

Es por eso que Barb Weidner, cofundadora y directora ejecutiva del mercado de préstamos en línea, Fast Capital 360, sugiere que obtenga una cuenta bancaria comercial lo antes posible como uno de sus principales consejos de contabilidad.

“No establecer una cuenta bancaria comercial puede convertirse en una pesadilla contable cuando se trata de separar los gastos comerciales y personales”, dijo Weidner. “Las aguas turbias en esta área nunca son bienvenidas cuando llega el momento de declarar sus impuestos”, dijo.

2. Contratar a un contador y tenedor de libros
Aquí hay otra elección que debe hacer lo antes posible: hacer sus propios 'libros' e impuestos o contratar a un profesional para que los maneje por usted.

Muchos propietarios de pequeñas empresas tratan de usar los sombreros de tenedor de libros y contador. Pero lo ideal sería ahorrar tiempo en esto.

Realmente es mejor tener un contador profesional que pueda manejar estos deberes y que probablemente sepa más sobre cómo reducir su carga fiscal que usted como propietario de un negocio.

Y su relación con su contador y tenedor de libros tampoco necesita girar en torno al tiempo de impuestos. “Incluso si está ocupado, manténgase en contacto con su equipo de contabilidad”, dijo Ethan Howell, copropietario de Florida Environmental. “Considérense como asesores comerciales. Socios que pueden ayudar con los impuestos, el flujo financiero, la elaboración de presupuestos, etc. Nunca tenga miedo de pedirles que definan una frase que usan en un correo electrónico o documento”, dijo.

También deberá decidir si usará la contabilidad basada en efectivo o la contabilidad de acumulación.

Definitivamente hable con su contador sobre esto, si tiene uno.

La contabilidad acumulada requiere que las empresas informen los ingresos cuando se obtienen los ingresos en lugar de cuando se recibe el efectivo. Adicionalmente, en la cuenta de devengo, los gastos se registran cuando se incurren, no cuando se pagan. La base de acumulación de la contabilidad limita la flexibilidad para los propietarios de negocios en el período en el que se informan los ingresos y los gastos.

Los contadores son un servicio vital para cualquier negocio. Como mínimo, se encargan de la administración financiera vital que quizás no tenga el tiempo o el conocimiento para realizar. Pero también son expertos en prácticamente todos los asuntos relacionados con las finanzas comerciales, así como los impuestos y los problemas de cumplimiento que esto conlleva.

Puede ser tentador en los primeros días hacerlo solo con las finanzas de su negocio para ahorrar en los honorarios del contador, pero es una economía falsa. La contabilidad empresarial es más que asegurarse de que le diga al gobierno cuánto ha ganado. Un buen contador sabrá exactamente lo que su negocio puede reclamar como gastos, por ejemplo, lo que puede reducir significativamente su factura de impuestos. Pero los contadores modernos van más allá del simple procesamiento de números.

Cada vez más, están asumiendo un rol más de sociedad, utilizando software de contabilidad para monitorear las finanzas de sus clientes, lo que les permite advertir a los dueños de negocios sobre posibles problemas antes de que surjan y discutir oportunidades. Si su negocio apunta al crecimiento, por ejemplo, un contador debe ser el primer puerto de escala. No solo lo asesorarán sobre aspectos prácticos, como cómo administrar una nómina, sino que también pueden ayudarlo a crear planes comerciales y pronósticos de flujo de efectivo que pueden ser vitales para préstamos o subvenciones.

Algunas cosas a considerar al encontrar y elegir un contador son:

1. Obtenga referencias y verifique la acreditación
Siempre es aconsejable hacer una verificación de antecedentes de los contadores potenciales que desea utilizar y verificar su acreditación, lo que generalmente puede hacer en línea. Puede pedirle al posible contador que proporcione tres referencias de clientes.

También sería útil obtener una recomendación de alguien que también trabaje en su industria para que pueda estar seguro de que el contador comprende realmente de qué se trata su negocio.

2. Crea una lista corta de candidatos
Tenga una charla introductoria rápida con algunos contadores diferentes, obtenga cotizaciones y haga una lista corta. También es importante establecer cómo prefieren comunicarse con sus clientes y si esto encaja con sus necesidades de comunicación.

Tradicionalmente, muchos contadores solo se reunían con sus clientes una vez al año, pero en estos días, los contadores con visión de futuro están adoptando el mundo en línea y utilizando plataformas como Skype y Teams para mantener a sus clientes actualizados de manera más regular.

3. Verifique los honorarios del contador
Verifique cómo el contador calcula sus cargos o tarifas, ya que esto puede ahorrarle miles de euros.

Solicite siempre una cotización basada en la carga de trabajo en lugar de lo que gana su empresa. Algunos contadores han dejado de trabajar por honorarios y en su lugar piden a sus clientes que paguen un anticipo mensual.

Esto puede representar una excelente relación calidad-precio porque significa que el contador siempre está ahí, listo para responder una consulta o realizar un trabajo.

Cada año, las empresas deben rendir cuentas ante Hacienda. Para ello, deberán elaborar convenientemente este tipo de anotaciones.

El asiento contable es la anotación que se realiza en el libro de contabilidad de una empresa. Estas anotaciones reflejan los movimientos económicos de las organizaciones y es necesario hacerlo cada vez que se contabilice una entrada o salida relacionada con su actividad.

Si llevas un asiento contable al día y de forma ordenada, te será mucho más sencillo abordar el cierre contable a final de año. Gracias a este cierre contable, que deberá comunicarse a Hacienda, conoceremos en qué estado se encuentra tu negocio. La fecha de cierre contable suele ser el 31 de diciembre de cada año.

Por otro lado, se encuentra el asiento de cierre, que se produce cuando cerramos la contabilidad del ejercicio. A partir de aquí no se registrarán más operaciones en el mismo, quedando las nuevas operaciones registradas en el nuevo ejercicio contable.

Es importante, antes de entregar tu cierre contable a la Agencia Tributaria (tienes seis meses para ello), comprobar muy bien que la contabilidad cuadra con los datos de los Libros de la organización. Es decir: saldar todas las cuentas que quedan abiertas tras la determinación del resultado.

Una vez hayas revisado que los datos de contabilidad cuadren con los que aparecen en el Libro Diario de tu empresa, será el turno del cuadro de cuentas del Plan General Contable, que conlleva una revisión del cuadro de cuentas para que el asiento de cierre se realice sin errores.

Por último, se deben regularizar todos los gastos periodificados y anticipados y los diferentes gastos e ingresos imputados al patrimonio neto. Así como considerar todas las amortizaciones y el material inmovilizado.

La norma busca facilitar las transacciones y garantizar igual trato en facturas electrónicas y de papel.

Reducir las cargas administrativas de las empresas, facilitar las transacciones y garantizar igual trato a las facturas en papel y electrónicas. Estos son algunos de los objetivos del Reglamento que en la actualidad regula las obligaciones de facturación para autónomos y pymes.

Según las obligaciones las facturas deberán llevar obligatoriamente número y fecha de emisión. Tanto el número de la factura como la fecha tendrán que ser correlativas en el tiempo. Aparte, tendrá que incluir la fecha de la operación en caso de que ésta no coincida con la de emisión.

Las facturas tendrán que incorporar los datos de quién las emite y de quién las recibe. Entre la información a incluir se encuentra el nombre y apellidos o razón social, el NIF y la dirección fiscal.

También incluirán la descripción de los bienes o servicios que se han vendido, el precio por unidad libre de impuestos, el tipo impositivo, la cuota tributaria y el precio final.

En el caso de que la factura esté exenta de IVA, se tendrá que hacer referencia al artículo de la ley del IVA que indique dicha exención.

Por otro lado, el sistema de facturación divide dos tipos de facturas la completa y la simplificada (que sustituye a los tiques de compra).

Así, las facturas simplificadas se expedirán cuando el importe no exceda de 400 euros, IVA incluido. También se expedirán cuando sean facturas rectificativas y en aquellos casos autorizados en los que el importe no exceda de 3.000 euros, IVA incluido.

En las facturas completas, por su parte, se tendrá que incluir la identificación del destinatario. Además, tendrán que emitirse antes del día 16 del mes siguiente en el que se hubiera producido el devengo.

Toda pyme debe tener un Libro Diario. Se trata de un documento en el que la empresa va anotando a diario las operaciones que tienen que ver con su actividad empresarial.

En el Libro Diario se pueden anotar también operaciones totales que se hayan llevado a cabo en la pyme siempre y cuando el periodo no supere el trimestre. La única condición en estos casos es que el detalle de la operación se vea reflejado en otros libros o registros empresariales.

En ese caso, un empresario podrá contabilizar en el Diario el total de compras y de ventas que ha realizado con un mismo proveedor o cliente a lo largo del trimestre. Para ello, el desglose deberá estar incluido en los libros de registro de las facturas recibidas y de las emitidas, algo que establece ya la normativa del impuesto.

Es importante que el empresario lleve con claridad el Libro Diario. De ahí que se deba ordenar por fechas, que no deba haber espacios en blanco ni interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Tampoco se debe abreviar lo que se escriba en este documento para evitar, así, que el significado no sea preciso ni esté conforme al orden mercantil. Asimismo, los errores que figuren en las anotaciones tendrán que ser corregidos en cuanto se adviertan. Cabe destacar que las anotaciones contables se tienen que hacer también en euros.

En lo que respecta al formato del Libro Diario, cabe destacar que casi todas las obligaciones contables se contabilizan ya en formato electrónico. Para ello se utilizan aplicaciones informáticas, aunque también se sigue aceptando el formato en papel. A la hora de registrar las operaciones hay que seguir las normas que dictan los Planes Contables.

De momento no hay ninguna regulación sobre los plazos del Libro Diario. Aún así, se establece que para legalizarlo se debe presentar en el Registro Mercantil Provincial en 4 meses desde el cierre del ejercicio económico.

Cuando se trate de cuentas anuales, la presentación será de 3 meses desde el cierre del ejercicio económico y si se trata de declaraciones y obligaciones de IRPF, Impuesto de Sociedades e IVA, su cumplimiento debe llevarse anotado en el Libro Diario.

Las pequeñas y medianas empresas han tenido un año complicado en el que han tenido que adaptarse a la nueva situación, implantando soluciones o metodologías diferentes.

La organización es fundamental para el correcto funcionamiento de un negocio, pero la falta de tiempo y las nuevas necesidades que han surgido, dificultan que tareas tan importantes como la contabilidad se haya llevado de forma correcta.

La falta de una buena organización del trabajo contable es uno de los principales problemas de contabilidad en las pymes. Muy a menudo, se acumulan los registros pendientes de contabilizar debido a que no cuentan con unos procesos de trabajo definidos y no aplican un sistema de trabajo metódico. Este desorden y la falta de tiempo, provoca olvidos, y con ello, se puede perder la pista de los movimientos de caja conduciendo finalmente a que las cuentas no cuadren.

Por esto, los mayores retos para las pymes actualmente son:

1. No realizar la conciliación de los libros con los extractos bancarios. La conciliación de los libros ayuda a identificar de cuánto dinero se dispone en un momento dado y también permite detectar los errores bancarios antes de que se conviertan en problemas importantes. Conciliar de forma adecuada y sistemática se trata de un aspecto fundamental para determinar la salud financiera de la pyme.

2. Imputar incorrectamente los importes a las cuentas contables correspondientes. Si bien la mayoría de las categorías de gastos son bastante estándar y sencillas, el error que cometen muchas pymes cuando llevan su propia contabilidad es crear categorías duplicadas o no imputar los gastos en la categoría apropiada. Los gastos de representación, las multas, los comprobantes de pagos, los gastos extraordinarios y los bienes de inversión pueden resultar difíciles de contabilizar si no se cuenta con la experiencia contable suficiente o no se cuenta con herramientas de trabajo adecuadas.

3. La ausencia de políticas de empresa claras para los gastos y en especial para aquellos gastos más frecuentes y de menor importe que se pagan a menudo con el efectivo de la caja. Al final del año estos gastos pueden suponer un importe importante del total de gastos de una pyme y si no hay unas reglas claras y un control exhaustivo de los mismos, pueden generar dolores de cabeza a la hora de confeccionar la contabilidad e importantes problemas al declarar impuestos.

4. La falta o desorden de los justificantes que respaldan los asientos contables. Tanto si se trata de una auditoría como si hablamos de una inspección fiscal, resulta clave tener todos los justificantes bien clasificados y fácilmente accesibles al menos durante el periodo de tiempo en el que son exigibles fiscalmente.

La contabilidad avanzada juega un rol crucial en la toma de decisiones estratégicas empresariales. Esta rama de la contabilidad va más allá de la simple gestión de números; ofrece una visión profunda y analítica de la salud financiera de una empresa. Al proporcionar datos detallados y precisos sobre ingresos, gastos, patrimonio y pasivos, la contabilidad avanzada permite a los líderes empresariales hacer proyecciones informadas y tomar decisiones estratégicas con mayor confianza. Esto es especialmente importante en entornos empresariales donde las decisiones rápidas y basadas en datos pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso.

En la era de la información, la capacidad de interpretar y utilizar datos financieros complejos es esencial. La contabilidad avanzada facilita este proceso a través del análisis de ratios financieros, la evaluación de riesgos y la planificación de presupuestos. Estas herramientas permiten a las empresas identificar tendencias, evaluar la viabilidad de nuevas inversiones y gestionar el riesgo de manera efectiva. Por ejemplo, al analizar los márgenes de beneficio y los ratios de endeudamiento, los empresarios pueden tomar decisiones más informadas sobre expansión, inversión en tecnología o entrada en nuevos mercados.

Además, la contabilidad avanzada es fundamental para asegurar la transparencia y el cumplimiento normativo. En un entorno empresarial donde las regulaciones financieras son cada vez más estrictas, tener un sistema contable sofisticado asegura que la empresa no solo cumpla con las normativas, sino que también mantenga una reputación positiva ante inversores, accionistas y reguladores.

El clima empresarial recientemente interrumpido y el mayor riesgo de datos erróneos han hecho que la adopción de la nube sea inevitable para las medianas empresas.

Cuando tiene grandes volúmenes de datos, necesita poder manipularlos e interpretarlos y, como resultado, proporcionar información, si observa algunas de estas hojas de cálculo, ocuparían una habitación entera si las imprimiera.

Esta necesidad de automatización se intensificó al comienzo de la pandemia. No solo se estiraron los recursos y se comprometieron las formas de trabajar, sino que también se tuvieron que adoptar nuevos métodos de presentación de informes con poca advertencia, dice.

La previsión y la naturaleza en tiempo real de los datos cambiaron. De repente hubo una necesidad de proporcionar información mucho más rápido. Tuvieron que pensar en cómo iban a gestionar cosas como las licencias y los cambios temporales del IVA, y todo eso se colocó en hojas de cálculo tradicionales llenas de posibles errores humanos.

Geográficamente, el mercado global de software de contabilidad empresarial está segmentado en cinco regiones principales, incluidas América del Norte, Europa, Asia Pacífico, América Latina y la región de Medio Oriente y África. Entre estas regiones, América del Norte ha sido la región dominante en el mercado global de software de contabilidad empresarial con el mayor porcentaje de participación. Además, se espera que la región de América del Norte experimente un crecimiento sólido durante el período de pronóstico. Este crecimiento del mercado de software de contabilidad empresarial se puede atribuir a factores como la creciente penetración de las aplicaciones móviles de contabilidad empresarial y una mayor adopción de tecnología moderna en esta región.

Una mayor automatización creará oportunidades para escalar y crecer para las firmas de contabilidad porque la proporción de clientes atendidos por un solo asesor naturalmente se volverá más favorable.

Si quieres trabajar como contable es normal que antes te hagas esta pregunta, ya que desempeñar una labor profesional en este tipo de puestos no es nada fácil, requiere conocimientos técnicos y mucha habilidad.

El contable es la persona que se responsabiliza de registrar las transacciones económicas de una empresa, así como recabar las operaciones comerciales y financieras que lleve a cabo dicha organización en un tiempo concreto.

La del contable es una figura esencial para calcular los ingresos y gastos en una empresa, saber si se están consiguiendo beneficios o si por el contrario se están sufriendo pérdidas. También recomienda acciones financieras que puedan ayudar a la empresa. Su responsabilidad por tanto es grande, y su labor necesaria en cualquier empresa.

Los contables pueden formar parte de una plantilla fija o ser contratados como trabajadores autónomos, siendo esto último más común en compañías pequeñas o familiares. Debido a ello no resulta fácil establecer un salario común, ya que dependerá en gran medida de cada caso.

Como el salario de estos contables depende de muchos factores resulta recomendable recabar los datos de diferentes fuentes para obtener una idea general.

Indeed, portal especializado en empleo, señala que el sueldo medio de un contable en España es de 19.524 euros netos al año. Se trata de una estimación conseguida después de consultar con 230 fuentes.

En Glassdoor, otra web que recoge sueldos de diferentes puestos, se puede consultar los salarios que ofrecen varias empresas a sus contables. Por ejemplo, Deloitte paga 25.652 euros brutos al año a estos profesionales, Vodafone entre 33.000 y 38.000 euros brutos anuales y Airbus entre 31.000 y 50.000 brutos al año.

Una de las empresas que más paga a sus contables, según Glassdoor, es Arriaga Asociados. Este bufete de abogados ofrece entre 52.000 y 57.000 brutos anuales a los trabajadores de este puesto.

Aunque no puede controlar la economía o las tendencias de compra de los consumidores, puede evitar que los costosos errores contables causen estragos en los resultados de su negocio.

Los errores contables pueden ocurrirle a cualquiera. Use los siguientes consejos para reducir la cantidad de errores contables que comete.

1. Actualiza tus libros contables
Este consejo es bastante sencillo. Si desea evitar errores contables, debe actualizar sus libros contables para mostrar cada transacción que se lleva a cabo entre su empresa y otra parte. El momento de actualizar sus libros depende de si utiliza la contabilidad en base caja o de acumulación.

Si utiliza la contabilidad de caja, cree un asiento de diario cuando reciba dinero o realice un pago. Si utiliza la contabilidad de acumulación, registre las transacciones cuando su empresa incurra en ellas, incluso si no recibe dinero ni realiza el pago.

Independientemente del método de contabilidad que utilice, debe actualizar sus libros contables. Las transacciones no registradas se conocen como errores de omisión. Los errores de omisión tiran a la basura sus libros de contabilidad, lo que puede causar que presente sus impuestos incorrectamente, cree estados financieros falsos y gaste más dinero del que tiene.

Para evitar errores de omisión, actualice sus libros contables registrando todas las transacciones.

2. Guarda recibos y otros documentos
Puede ser tentador tirar documentos como recibos y extractos bancarios cuando se ordena. Pero guardar recibos y documentos relacionados actúa como prueba de los números en sus libros. Estos documentos son esenciales si el IRS lo audita. Y también son necesarios para conciliar sus libros.

Guarde los registros durante al menos tres años para proteger su negocio. Asegure los registros en un archivador cerrado con llave. También puede almacenar documentos digitales en su computadora para que actúen como respaldo en caso de que algo suceda con los registros en papel.

3. Revisa tus registros
Los errores suceden. ¡Incluso los contadores cometen errores de vez en cuando! Lo más probable es que usted también cometa errores. Pero si puede detectar errores antes de que causen problemas, está en buena forma.

Una forma de detectar pequeños errores antes de que se conviertan en devastadores errores contables es conciliar sus cuentas. La conciliación de cuentas es cuando compara los números en sus libros con un registro externo, como un extracto bancario. Después de conciliar sus cuentas, es posible que descubra un error en sus libros de contabilidad. Puede crear una nueva entrada de diario para agregar o quitar dinero.

4. Separe los fondos personales y comerciales
¿Tiene una cuenta bancaria que combina sus fondos personales y comerciales? Si es así, debe abrir una nueva cuenta bancaria comercial. Incluso si no está obligado a separar fondos (es decir, propietarios únicos y socios sin DBA), hacerlo es una buena idea.

Combinar los fondos de su negocio con sus fondos personales es una receta para la desorganización y la confusión. Sin mencionar que mezclar fondos podría hacer que presente sus impuestos incorrectamente.